仕事でメールのやり取りをしていると、一見、友達とのやりとり？と思っていしまうような
ラフなメールが届いてびっくりすることがあります。
電話の応対等のビジネスマナーの一つとして、メールの書き方にもマナーがありますので、
ポイントは抑えていたほうが良いと思います。
マナーに沿っていなくても要件は伝わりますが、悪い印象もまた伝わってしまいます。
ポイントは以下の３つです。
(1)分かり易い件名をつける
例えば「商品Aの発送の件」とか「３月６日の打ち合わせの件」のように〜の件と、
簡潔にまとめた方が良いです。件名なしはもってのほかです。
また頻繁にやり取りをするような場合は件名の前か後ろにカッコ書きで（有限会社○○）等と
入れると相手が受け取ったときにより分かり易くなり親切です。
(2)適度に改行する
ホームページに掲載する文章もそうですが、適度に改行したり、
内容ごとに２行づつあけてまとまりを作ったりすると、
視覚的に見やすく、読みやすくなります。
(3)署名をつける
氏名、メールアドレス、連絡先などを予め作成しておき、
文末に必ずつけるようにします。
「outlook」では、ツール→オプション→メール形式 にて署名の設定ができます。
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お礼のメールやお願いのメール等心を込めて書きたいときは、
上記のマナーを守ることはもとより、相手が読みやすいように工夫をすることが良いです。
私は、長いメールを書くときは30分くらいかかることもよくありますが、
何度も読み直して、”。”や”、”や改行を入れたり取ったりして、
読みやすくなるようにまとめたメールは、良いお返事をいただくことも多いです。
また、受け取るときの気持ちとして、
特に、申込みフォームからメールを送る等、項目に答えるだけの機械的なメールよりも
コメントとして、お決まりの「よろしくお願いします」だけでなく
その人なりのコメントが書いてあると嬉しく思ったり、印象に残ったりします。
簡潔な読みやすい長さの中でもその人の人柄が伝わる。そんなメールが理想的ですね。
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